Dataskydd

Ett klagomål eller en begäran om undersökning som ska inlämnas skriftligen till underrättelsetillsynsombudsmannen. Klagomålet eller begäran om undersökning kan skickas per post, via e-post eller genom att man lämnar in handlingarna personligen till underrättelsetillsynsombudsmannens byrå. Kontaktuppgifter och anvisningar för elektronisk överföring av handlingar som innehåller hemligstämplad eller känslig information finns på sidan Kontaktuppgifter.

Vår behandling grundar sig på

Underrättelsetillsynsombudsmannen behandlar personuppgifter i samband med handläggningen av klagomål och undersökningsbegäranden som faller inom dess behörighet, i enlighet med lagen om övervakning av underrättelseverksamhet (121/2019). Syftet med användningen av uppgifterna är att handlägga inledda ärenden på det sätt som lagstiftningen kräver.

Personuppgifter behandlas för att uppfylla den underrättelsetillsynsombudsmannens lagstadgade skyldigheter:

• Artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Om underrättelsetillsynsombudsmannens ställning, uppgifter och befogenheter föreskrivs i lagen om övervakning av underrättelseverksamhet:

• Lag om övervakning av underrättelseverksamheten 121/2019

Vilka uppgifter behandlar vi?

Klagomål och begäran om undersökning ska inlämnas skriftligen. Ett ärende som tagits upp registreras i ärendehanteringssystemet och tilldelas ett diarienummer.

Omfattningen på de uppgifter som behandlas beror på ärendets natur och de uppgifter om ärendet som lämnats in till oss

Sedvanligen behandlar vi åtminstone följande uppgifter:

• namnet och kontaktuppgifter på den person som inlett ärendet
• beskrivning av ärendet
• uppgifter om faserna i behandlingen av ärendet

Den person som inlett ärendet samt dennes kontaktuppgifter och övriga uppgifter som anges i inledningshandlingen inhämtas från personen själv. Ytterligare uppgifter som behövs för att utreda ärendet kan begäras från den person som inlett ärendet eller från den övervakade person vars verksamhet ärendet avser.

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter lämnas ut till tjänsteleverantörer som tillhandahåller IT-tjänster åt underrättelsetillsynsombudsmannen. De behandlar personuppgifter på uppdrag av underrättelsetillsynsombudsmannen och får inte behandla uppgifterna för andra ändamål än att tillhandahålla den avtalade tjänsten.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen föreskrivits som sekretessbelagda genom lag. En betydande del av de ärenden och handlingar som rör underrättelsetillsynsombudsmannens verksamhet har klassificerats som hemliga, vilket innebär att information om dem endast får lämnas ut om detta uttryckligen föreskrivs i lag.

Information om överföring av uppgifter till tredjeländer

Uppgifterna lämnas inte ut och överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.

Lagringstid för uppgifter

Lagringstiderna för personuppgifter som rör ärenden som tagits upp av underrättelsetillsynsombudsmannen fastställs i enlighet med arkiveringslagen (529/2026) och underrättelsetillsynsombudsmannens informationshanteringsplan.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

I avsnittet Dataskyddsrättigheter informerar vi dig om dina rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter.

Underrättelsetillsynsombudsmannen behandlar personuppgifter om personer som besöker dess lokaler. En person kan inleda ett ärende som faller inom underrättelsetillsynsombudsmannens behörighetsområde genom att personligen lämna in handlingar till ombudsmannens kontor. Det är även möjligt att besöka underrättelsetillsynsombudsmannens lokaler i samband med ett i förväg avtalat möte, till exempel en anställningsintervju.

Senatfastigheter som en personuppgiftsansvarig spelar in video om personer som rör sig i fastigheten för att trygga personerna och egendomen. Läs mer om Senatfastigheters behandling av personuppgifter på Senatfastigheters webbplats

Vår behandling grundar sig på

Personuppgifter behandlas för att säkerställa en korrekt organisering av möten samt för att garantera säkerheten i lokalerna och efterlevnaden av tillhörande anvisningar.

Personuppgifter behandlas för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse och för att utöva den offentliga makt som tillkommer underrättelsetillsynsombudsmannen:

• Artikel 6.1 c e dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Vilka uppgifter behandlar vi?

I samband med ett besök registreras besökarens namn och tidpunkt för besöket. Vid besök av intressenter registreras även uppgifter om besökarens organisation.

Utlämnande av uppgifter

I entrén till underrättelsetillsynsombudsmannens lokaler finns en receptionstjänst. Tjänsten ingår i den lokaluthyrning som Senatfastigheter sköter. Receptionstjänsten sköts av Senatfastigheters avtalspartner Palmia Oy. När ett möte har avtalats i förväg vidarebefordrar vi uppgifter om den ankommande personens namn och organisation till receptionstjänstföretaget via Senatfastigheters besökshanteringssystem.

Om besöket avser ett ärende som är under behandling eller kommer att tas upp hos underrättselsetillsynsombudsmannen, kan besöket även registreras i ombudsmannens ärendehanteringssystem.

Uppgifterna kan lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

Information om överföring av uppgifter till tredjeländer

Som utgångspunkt lämnas eller överförs uppgifterna inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer. Om det avtalas att den som behandlar personuppgifter får överföra personuppgifter utanför EU- eller EES-området, ska parterna se till att överföringen av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen och med hjälp av lämpliga skyddsåtgärder.

Lagringstid för uppgifter

I Senatfastigheters besökshanteringssystem raderas besökarnas uppgifter under natten efter besöket.

Personuppgifter som rör ärenden som behandlas av underrättelsetillsynsombudsmannen lagras i underrättlsetillsynsombudsmannens ärendehanteringssystem i enlighet med ombudsmannens informationshanteringsplan.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

I avsnittet Dataskyddsrättigheter informerar vi dig om dina rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter.

Hur ett ärende inleds elektroniskt

Det är möjligt att inleda ett ärende genom att överlämna materialet per e-post till underrättelsetillsynsombudsmannen.

Besök på våra webbplatser

Vår webbplats är öppen för alla, och det är inte nödvändigt att registrera sig för att kunna bläddra i webbsidorna.

Kakor på vår webbplats

När du besöker en sida på vår webbplats, sparar webbplatsen kakor, dvs. små textfiler, på din enhet.

Alla kakor som används på webbplatsen för underrättelsetillsynsombudsmannen är tekniska kakor. Dessa kakor möjliggör funktionen för vår nättjänst, och med hjälp av dem kan vi erbjuda dig bättre service. Med hjälp av kakor minns webbplatsen till exempel på vilket språk du vill använda vår webbplats.

Kakor relaterade till sociala medier

Underrättelsetillsynsombudsmannen är aktiv på X och länken till denna tjänst finns på vår webbplats.

Vår webbplats ställer inte in kakor relaterade med X till din dator när du besöker vår webbplats. Genom att klicka på X-länken på vår webbplats kommer du att omdirigeras till tjänsten i fråga, som har sin egen policy med kakor och sekretess.

Vår behandling grundar sig på

Vi behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse och för att utöva den offentlig makt som hör till underrättelsetillsynsombudsmannen:

• Artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter utifrån ett allmänt intresse med stöd av den nationella lagstiftningen:

• Artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)
• Artikel 6, 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018)

Vi behandlar personuppgifter i våra e-tjänster men också för att iaktta den lagstiftning som allmänt ska tillämpas på myndighetsverksamhet:

• Förvaltningslagen (434/2003) 8 §
• Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) 5–6 §

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter.

Uppgifter utlämnas inte för direktmarknadsföring eller opinions- och marknadsundersökningar, såvida detta inte särskilt föreskrivs.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

I avsnittet Dataskyddsrättigheter informerar vi dig om dina rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter.

Uppgifter som behandlas i samband med ärenden som uträttas per telefon

Underrättelsetillsynsombudsmannens växel förmedlar samtal till tjänstemännen på underrättelsetillsynsombudsmannens byrå. Vad gäller samtal som kommer till växeln lagras samtalstiden, uppringarens nummer och det nummer till vilket samtalet förmedlas samt samtalets längd.

Växeln för underrättelsetillsynsombudsmannen sköts av en utomstående tjänstleverantör. Telefonväxeltjänsten tillhandahålls av Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och det tekniska förverkligandet av Elisa Abp.

Underrättelsetillsynsombudsmannen behandlar inte uppgifter om samtal som kommer till telefonväxeln, om inte växeln till underrättelsetillsynsombudsmannens byrå på uppringarens begäran förmedlar en begäran att bli kontaktad. I dessa fall behandlar underrättelsetillsynsombudsmannens byrå uppgifterna endast under den tid som krävs för utredningen av ärendet som begäran att bli kontaktad kräver. Därefter raderas uppgifterna.

Samtalen spelas inte in.

Vår behandling grundar sig på

Vi behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse och för att utöva den offentlig makt som hör till underrättelsetillsynsombudsmannen:

• Artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter.

Uppgifter utlämnas inte för direktmarknadsföring eller opinions- och marknadsundersökningar, såvida detta inte särskilt föreskrivs.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

I avsnittet Dataskyddsrättigheter informerar vi dig om dina rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter.

Vi publicerar uppgifter om lediganslagna tjänster i Valtiolle.fi-tjänsten, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar. I Valtiolle.fi-tjänsten samlar vi in uppgifter som är väsentliga för valprocessen, vilka sökanden själv lämnar in i samband med inlämnandet av ansökan. Vid slutet av ansökningsprocessen utarbetar vi en jämförelsepromemoria, med en jämförelse av sökandenas meriter i enlighet med statstjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar.

En arbetssökande kan även skicka in en ansökan till en ledig tjänst i pappersform direkt till underrättelsetillsynsombudsmannens byrå, varvid de nödvändiga uppgifterna förs in i systemet Valtiolle.fi för elektronisk handläggning.

Vår behandling grundar sig på

Underrättelsetillsynsombudsmannen behandlar personuppgifter om arbetssökande i samband med rekryteringsprocessen. Personuppgifterna behandlas för att uppfylla den statliga arbetsgivarens lagstadgade rättigheter och skyldigheter:

• Artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)
• Tjänstemannalagen (750/1994) och –förordningen (971/1994)
• Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004)

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för urvalsprocessen och som sökanden själv lämnar i samband med att ansökan lämnas in.

I systemet Valtiolle.fi lagras följande identifierande uppgifter om den sökande: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, juridiskt kön, födelsedatum och modersmål.

Om den sökande lagras de uppgifter som denne har angett i sin ansökan, såsom uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet samt språkkunskaper. Dessutom registreras övriga nödvändiga uppgifter som den sökande lämnat in till stöd för sin ansökan och som rör villkoren för rekryteringen och tjänstetillsättningen, såsom meritförteckning eller CV samt eventuella rekommendatörers kontaktuppgifter.

För personer som anländer till underrättelsetillsynssombudsmannens lokaler för en anställningsintervju registreras även tidpunkten för besöket i Senatfastigheters besökshanteringssystem.

Mottagare av uppgifterna

Det statliga servicecentret för ekonomi- och personaladministration, Palkeet, fungerar som gemensam registeransvarig vid behandlingen av arbetssökandes personuppgifter i systemet Valtiolle.fi. Grade Solutions Ab ansvarar för tillhandahållandet av support- och underhållstjänster för systemet Valtiolle.fi. Du kan läsa mer om Palkeets behandling av personuppgifter på webbplatsen valtiolle.fi: Dataskyddsbeskrivningar

Ansökan och övriga dokument som rör arbetsansökan överförs till underrättelsetillsynsombudsmannens ärendehanteringssystem, vars tekniska underhåll sköts av Rättsregistercentret.

I samband med anordnandet av anställningsintervjuer som äger rum i underrättelsetillsynsombudsmannens lokaler används Senatfastigheters besökshanteringssystem.

Med sökandens samtycke kan en säkerhetsprövning genomföras av den person som ska utses till en tjänst eller ett uppdrag, varvid dennes personuppgifter överlämnas till skyddspolisen för att prövningen ska kunna genomföras.

Uppgifter om den sökande och de handlingar som denne lämnat in är i utgångspunkten offentliga, såvida de inte uttryckligen enligt lag är sekretessbelagda. Uppgifterna kan lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). I de handlingar som lämnas ut ska uppgifter som enligt insynslagen ska hållas hemliga vid behov avskärmas.

Information om överföring av uppgifter till tredjeländer

Som utgångspunkt lämnas eller överförs uppgifterna inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer. Om det avtalas att den som behandlar personuppgifter får överföra personuppgifter utanför EU- eller EES-området, ska parterna se till att överföringen av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen och med hjälp av lämpliga skyddsåtgärder.

Lagringstid för uppgifter

Ansökningar som avser rekryteringar sparas i systemet Valtiolle.fi i två år efter det att rekryteringsprocessen har avslutats.

Underrättelsetillsynsombudsmannen bevarar handlingar som rör rekryteringsprocessen i sitt ärendehanteringssystem i enlighet med sin informationshanteringsplan. En del av handlingarna ska bevaras permanent enligt ett särskilt beslut från Riksarkivet.

Besökaruppgifterna raderas från Senatfastigheters besökshanteringssystem under natten efter besöket.

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter lämnas ut till tjänsteleverantörer som tillhandahåller IT-tjänster åt underrättelsetillsynsombudsmannen. De behandlar personuppgifter på uppdrag av underrättelsetillsynsombudsmanne och får inte behandla uppgifterna för andra ändamål än att tillhandahålla den avtalade tjänsten.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen föreskrivits som sekretessbelagda genom lag.

Uppgifter utlämnas inte för direktmarknadsföring eller opinions- och marknadsundersökningar, såvida detta inte särskilt föreskrivs.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

I avsnittet Dataskyddsrättigheter informerar vi dig om dina rättigheter i samband med vår behandling av dina personuppgifter.