Tietosuoja

Tiedusteluvalvontavaltuutetulle toimitettava kantelu tai tutkimispyyntö saatetaan vireille kirjallisesti. Kantelun tai tutkimispyynnön voi toimittaa postitse, sähköpostitse tai tuomalla asiakirjat henkilökohtaisesti tiedusteluvalvontavaltuutetun toimistoon. Yhteystiedot ja ohjeet salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja sisältävien asiakirjojen sähköiseen lähettämiseen löydät sivulta yhteistiedot.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tiedusteluvalvontavaltuutettu käsittelee henkilötietoja tiedustelutoiminnan valvonnasta annetun lain (121/2019) mukaan toimivaltaansa kuuluvien kantelu- ja tutkimispyyntöjen käsittelyn yhteydessä. Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja käsitellään tiedusteluvalvontavaltuutetun lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi:

• Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta

Tiedusteluvalvontavaltuutetun asemasta, tehtävistä ja toimivallasta säädetään tiedustelutoiminnan valvonnasta annetussa laissa:

• Laki tiedustelutoiminnan valvonnasta (121/2019)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kantelut ja tutkimispyynnöt saatetaan vireille kirjallisesti. Vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan ja sille annetaan diaarinumero.

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu.

Tavanomaisesti asian käsittelyn yhteydessä käsitellään ainakin seuraavia tietoja:

• vireillesaattajan nimi ja yhteystiedot
• asian kuvaus
• asian käsittelyn vaiheita koskevat tiedot

Vireillesaattajan nimi ja yhteystiedot sekä vireillepanoasiakirjassa esitetyt muut tiedot saadaan henkilöltä itseltään. Asian selvittämiseksi tarvittavia lisätietoja voidaan pyytää asian vireille saattaneelta henkilöltä tai siltä valvottavalta, jonka toimintaa asia koskee.

Tietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka tuottavat tiedusteluvalvontavaltuutetulle IT-palveluita. Ne käsittelevät henkilötietoja tiedusteluvalvontavaltuutetun lukuun, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Merkittävä osa tiedusteluvalvonta-valtuutetun valvontatoimintaan liittyvistä asioista ja asiakirjoista on säädetty salassa pidettäviksi, jolloin niistä voidaan antaa tieto vain, jos siitä on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Tiedusteluvalvontavaltuutetun käsittelemiin vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistointilain (529/2026) ja tiedusteluvalvontavaltuutetun tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Kerromme toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi kohdassa Tietosuojaoikeudet.

Tiedusteluvalvontavaltuutettu käsittelee toimitiloissaan asioivien henkilöiden henkilötietoja. Henkilö voi saattaa tiedusteluvalvontavaltuutetun toimivaltaan kuuluvan asian vireille tuomalla asiakirjat tiedusteluvalvontavaltuutetun toimistoon henkilökohtaisesti. Tiedusteluvalvontavaltuutetun toimitiloissa voi vierailla myös ennalta sovitun tapaamisen kuten työpaikkahaastattelun yhteydessä.

Senaatti-kiinteistöt rekisterinpitäjänä tallentaa videokuvaa kiinteistössä liikkuvista henkilöistä henkilöiden ja omaisuuden turvaamiseksi. Lue lisää Senaatti-kiinteistöjen henkilötietojen käsittelystä Senaati-kiinteistöjen verkkosivuilta: Tietosuoja.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Henkilötietoja käsitellään tapaamisten asianmukaisen järjestämisen sekä toimitilaturvallisuuden ja siihen liittyvien ohjeiden noudattamisen varmistamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja tiedusteluvalvontavaltuutetulle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:

• Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Vierailun yhteydessä vierailijasta tallennetaan nimi ja vierailun ajankohta. Sidosryhmävierailujen yhteydessä vierailijasta tallennetaan myös tieto organisaatiosta.

Tietojen vastaanottajat

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toimitilojen sisääntulon aulassa on aulapalvelu. Palvelu on osa Senaatti-kiinteistöjen järjestämää toimitilavuokrausta. Aulapalvelun toteuttaa Senaatti-kiinteistöjen sopimuskumppani Palmia Oy. Kun tapaaminen on sovittu ennalta, toimitamme tiedon saapuvan henkilön nimestä ja organisaatiosta aulapalveluyritykselle Senaatti-kiinteistöjen vierailijanhallintajärjestelmän kautta.

Kun vierailu liittyy tiedusteluvalvontavaltuutetulla vireillä olevaan tai vireille saatettavaan asiaan, vierailusta voidaan kirjata merkintä myös tiedusteluvalvontavaltuutetun asianhallintajärjestelmään.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Jos sovitaan, että henkilötietojen käsittelijä saa siirtää henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, osapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti asianmukaisia suojatoimia käyttäen.

Tietojen säilytysaika

Senaatti-kiinteistöjen vierailijanhallintajärjestelmästä vierailijoiden tiedot poistetaan vierailua seuraavan yön aikana.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun käsittelemiin asioihin liittyviä henkilötietoja säilytetään tiedusteluvalvontavaltuutetun asianhallintajärjestelmässä tiedusteluvalvontavaltuutetun tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Kerromme toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi kohdassa Tietosuojaoikeudet.

Asian vireille saattaminen sähköisesti

Asia on mahdollista saattaa vireille toimittamalla aineisto tiedusteluvalvontavaltuutetulle sähköpostitse.

Vierailu verkkosivuilla

Sivustomme on kaikille avoin, eikä verkkosivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä.

Evästeet

Kun vierailet jollain verkkopalvelumme sivulla, sivustomme tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja.

Kaikki tiedusteluvalvontavaltuutetun verkkosivuilla käytettävät evästeet ovat teknisiä evästeitä, jotka mahdollistavat verkkopalvelumme toimivuuden ja joiden avulla pystymme tarjoamaan sinulle parempaa palvelua. Evästeiden avulla verkkosivu esimerkiksi muistaa, millä kielellä haluat sivustoamme käyttää.

Sosiaaliseen mediaan liittyvät evästeet

Tiedusteluvalvontavaltuutetulla on tili X-palvelussa, ja linkki tähän tiliin löytyy verkkosivuiltamme.

Tietokoneellesi ei tallenneta X-palveluun liittyviä evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme. Jos klikkaat sivustollamme olevaa X-linkkiä, sinut ohjataan kyseiseen palveluun, jolla on omat käytäntönsä evästeisiin ja yksityisyydensuojaan liittyen.

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja tiedusteluvalvontavaltuutetulle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:

• Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

Käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla:

• Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohta
• Tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta

Käsittelemme henkilötietoja sähköisen asioinnin yhteydessä lisäksi noudattaaksemme viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä:

• Hallintolaki (434/2003) 8§
• Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) 5-6 §

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Kerromme toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi kohdassa Tietosuojaoikeudet

Puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä käsiteltävät tiedot

Tiedusteluvalvontavaltuutetun puhelinvaihde välittää puheluita tiedusteluvalvontavaltuutetun toimiston virkamiehille. Vaihteeseen saapuvista puheluista tallennetaan soittoaika, soittajan numero, numero johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun puhelinvaihdetta hoitaa ulkopuolinen palveluntarjoaja. Puhelinvaihteen toteuttaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja teknisen toteutuksen Elisa Oyj.

Tiedusteluvalvontavaltuutettu ei käsittele vaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä tiedusteluvalvontavaltuutetun toimiston virkamiehelle. Näissä tapauksissa tiedusteluvalvontavaltuutettu käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

Puheluja ei nauhoiteta.

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja tiedusteluvalvontavaltuutetulle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:

• Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Kerromme toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi kohdassa Tietosuojaoikeudet

Julkaisemme tiedot avoimista viroista Valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle. Valtiolle.fi-palvelussa keräämme valintaprosessin kannalta tarpeellisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Laadimme hakuprosessin päättyessä vertailumuistion, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja valtiovarainministeriön ohjeiden mukaisesti.

Työnhakija voi toimittaa hakemuksen avoinna olevaan tehtävään myös paperisena suoraan tiedusteluvalvontavaltuutetun toimistoon, jolloin tarvittavat tiedot viedään Valtiolle.fi-järjestelmään sähköisen käsittelyn toteuttamiseksi.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tiedusteluvalvontavaltuutettu käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi:

• Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
• Valtion virkamieslaki (750/1994) ja valtion virkamiesasetus (971/1994)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme valintaprosessin kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä.

Valtiolle.fi-järjestelmään hakijasta tallennetaan yksilöintitietoina nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, juridinen sukupuoli, syntymäaika ja äidinkieli.

Työnhakijasta tallennetaan hänen hakemuksessaan esittämänsä tiedot itsestään, kuten koulutus- ja työkokemustiedot sekä kielitaito. Lisäksi työnhakijasta tallennetaan muut hänen hakemuksensa tueksi toimittamat työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot kuten nimikirja tai ansioluettelo sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.

Työpaikkahaastatteluun tiedusteluvalvontavaltuutetun toimitiloihin saapuvasta henkilöstä tallennetaan myös vierailun ajankohta Senaatti-kiinteistöjen vierailijanhallintajärjestelmään.

Tietojen vastaanottajat

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet toimii yhteisrekisterinpitäjänä työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyssä Valtiolle.fi-järjestelmässä. Valtiolle.fi-järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamisesta vastaa Grade Solutions Oy. Voit lukea lisää Palkeiden toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä valtiolle.fi-verkkosivuilta: Tietosuojaselosteet.

Hakemus ja muut työnhakua koskevat asiakirjat viedään tiedusteluvalvontavaltuutetun asianhallintajärjestelmään, jonka teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Tiedusteluvalvontavaltuutetun toimitiloihin sovittavien työpaikkahaastattelujen järjestämisen yhteydessä käytetään Senaatti-kiinteistöjen vierailijanhallintajärjestelmää.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys, jolloin hänen henkilötietojaan luovutetaan Suojelupoliisille selvityksen tekemistä varten.

Tiedot työnhakijasta ja hänen toimittamansa asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Luovutettavista asiakirjoista peitetään tarvittaessa julkisuuslain mukaan salassa pidettävät tiedot.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Jos sovitaan, että henkilötietojen käsittelijä saa siirtää henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, osapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti asianmukaisia suojatoimia käyttäen.

Tietojen säilytysaika

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset säilyvät Valtiolle.fi-järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.

Tiedusteluvalvontavaltuutettu säilyttää rekrytointiprosessiin liittyviä asiakirjoja asianhallintajärjestelmässään tiedonhallintasuunnitelmansa mukaisesti. Osa asiakirjoista on pysyvästi säilytettäviä Kansallisarkiston erillisellä päätöksellä.

Senaatti-kiinteistöjen vierailijanhallintajärjestelmästä vierailijoiden tiedot poistetaan vierailua seuraavan yön aikana.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Kerromme toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi kohdassa Tietosuojaoikeudet.

Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka tuottavat tiedusteluvalvontavaltuutetulle IT-palveluita. Ne käsittelevät henkilötietoja tiedusteluvalvontavaltuutetun toimeksiannosta, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.